Dokumente automatisch auswerten und sauber archivieren
DocMind liest jedes Dokument, erkennt seinen Typ und zieht die wichtigen Daten heraus – Datum, Betrag, Absender, Fristen. Danach liegt es strukturiert im Archiv und ist in Sekunden wieder da.
Warum Ablage so viel Zeit frisst
Nicht das Speichern ist das Problem. Sondern das Erfassen und das Wiederfinden.
Alles kommt von überall
Rechnungen per Mail, Verträge als Scan, Belege als Foto. Jeder Kanal hat seine eigene Ablage – und keine davon ist vollständig.
Daten werden abgetippt
Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant: Informationen stehen im Dokument und werden trotzdem von Hand in Listen und Systeme übertragen.
Suchen statt finden
Die Volltextsuche kennt die Wörter, aber nicht den Vorgang. „Rechnung Müller, Frühjahr, offen" beantwortet sie nicht.
Fristen laufen mit
Zahlungsziele, Kündigungstermine, Aufbewahrungspflichten: Sie stehen in den Dokumenten – gesehen werden sie nur, wenn jemand nachschaut.
Wie DocMind funktioniert
Vom eingehenden Dokument bis zum geordneten Archiv – in sechs Schritten
Dokumente hochladen
PDFs, Scans, Fotos, Briefe. Einzeln oder stapelweise – auch gescannte Seiten werden zuverlässig gelesen.
KI wertet aus
Die Analyse erkennt den Dokumenttyp und liest die Kerndaten aus: Datum, Betrag, Beteiligte, Sprache, Inhalt, Fristen.
Prüfen und freigeben
Jedes Ergebnis ist sichtbar und korrigierbar. Sie entscheiden, was übernommen wird – nichts passiert unbemerkt.
Ins Archiv einsortieren
Ablage nach Typ, Zeitraum und Beteiligten, automatisch verschlagwortet. Ordnerpflege von Hand entfällt.
Wiederfinden
Nach Inhalt, Zeitraum, Betrag oder Beteiligten suchen – und den passenden Beleg in Sekunden auf dem Schirm haben.
Exportieren und aufbewahren
Dokumente herunterladen, Auswertungen als Tabelle exportieren, Bestände aufbewahren oder vollständig löschen.
Was Sie davon haben
Weniger Erfassung, ein Archiv, auf das Verlass ist
Keine Handerfassung
Die Daten stehen bereits im Dokument. DocMind holt sie heraus, statt sie noch einmal abtippen zu lassen.
Ein Archiv statt zehn Ablagen
Mail-Anhänge, Scans und Uploads landen an einer Stelle – einheitlich benannt, verschlagwortet und vollständig.
Treffer statt Trefferliste
Suche über Inhalt, Zeitraum, Betrag und Beteiligte. Sie landen beim Dokument, nicht bei 500 Kandidaten.
Fristen im Blick
Zahlungsziele und Termine werden beim Auswerten erkannt und als offene Aufgabe geführt, bis sie erledigt sind.
Ihre Daten bleiben Ihre
Hosting in Deutschland, DSGVO-konform – oder komplett im eigenen Haus auf Ihrem AI-PC. Export und Löschung jederzeit.
Wächst mit dem Aufkommen
Ob hundert oder hunderttausend Dokumente: Die Ablage bleibt gleich strukturiert, die Suche gleich schnell.
AI-PC Management
Ein KI-Rechner im eigenen Haus – von uns eingerichtet und dauerhaft betreut
Aufsetzen
Wir wählen die passende Hardware aus, richten sie ein und installieren die KI-Modelle für Ihre Dokumentenanalyse – lauffähig ohne Cloud.
Anbinden
Der AI-PC wird in Ihr Netz eingebunden: Zugriff auf Scanner und Postfächer, Ablage ins Archiv, Sicherung der Bestände.
Betreuen
Updates, neue Modelle, Backups und Fernwartung übernehmen wir. Sie haben einen Ansprechpartner statt eines Bastelprojekts.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Machen Sie den 3-Minuten-Check — mit persönlicher Auswertung am Ende.
Warum wir das bauen
Ein Archiv ist erst dann eines, wenn es seine Inhalte kennt
Ablegen ist leicht. Wiederfinden ist die Arbeit.
Ein Ordner voller Dateien ist noch kein Archiv. Erst wenn bekannt ist, was in einem Dokument steht – welcher Vorgang, welcher Betrag, welche Frist –, wird aus Ablage ein Bestand, mit dem man arbeiten kann.
Deshalb gehören Analyse und Archivierung bei DocMind zusammen: Was ausgewertet wurde, wird strukturiert abgelegt. Was abgelegt wurde, bleibt auffindbar, exportierbar und nachvollziehbar.
Und wenn Dokumente das Haus nicht verlassen sollen, läuft dieselbe Auswertung auf Ihrem eigenen AI-PC.
Sehen Sie es an Ihren eigenen Dokumenten
Ein paar typische Belege genügen, um zu zeigen, was die Auswertung herausholt und wie das Archiv danach aussieht.
Auf Wunsch gleich mit AI-PC im eigenen Haus.