Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen {{company_name}}, (nachfolgend „Anbieter“), und den Nutzern seiner Online-Dienste (nachfolgend „Kunden“). Die AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird.

Der Anbieter stellt dem Kunden cloudbasierte Softwarelösungen zur Verfügung, die der Automatisierung von Büro-, Kommunikations- und Verwaltungsprozessen dienen (z. B. KI-Sekretariat, E-Mail-Verarbeitung, Dialogsysteme). Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung, dem gewählten Angebot oder individuellen Vereinbarungen. Der Anbieter kann Funktionen technisch weiterentwickeln oder anpassen, sofern die Kernfunktionalität erhalten bleibt.

Für die Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Registrierung vollständige und richtige Angaben zu machen sowie seine Zugangsdaten sicher aufzubewahren. Ein Zugriff durch Dritte ist unzulässig. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die unter seiner Kennung erfolgen, soweit er diese zu vertreten hat.

Die Präsentation der Leistungen auf der Webseite des Anbieters stellt kein verbindliches Angebot dar. Der Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Annahme oder Freischaltung der gebuchten Leistungen durch den Anbieter zustande. Vertragssprache ist Deutsch.

Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig, sofern keine abweichende Vereinbarung besteht. Der Anbieter ist berechtigt, Preisänderungen mit einer Frist von 30 Tagen anzukündigen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die neuen Preise als akzeptiert.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO 1. Vertragsgegenstand und Geltungsbereich Der Kunde beauftragt Doc-Mind, mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO im Auftrag des Kunden („Verantwortlicher“). Dieser Abschnitt stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO dar und regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung. Mit der Aktivierung oder Nutzung eines Doc-Mind-Dialog- oder Formularsystems gilt dieser Vertrag automatisch als geschlossen. 2. Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung Zweck der Verarbeitung ist die technische Bereitstellung, Verarbeitung und Übermittlung von Chat-, Dialog- und Formularinhalten. Die Verarbeitung umfasst insbesondere: die Entgegennahme und Erhebung von Nutzereingaben, die interne vorübergehende KI-Verarbeitung zur Erzeugung des vom Kunden angeforderten Ergebnisses, die Weiterleitung der finalen Ausgabe an den Verantwortlichen sowie optional durch den Kunden aktivierte Zwischenspeicherungen oder Protokollierungen. Interne KI-Zwischenschritte („KI-Kontext“) werden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen nicht ausgegeben und sind kein Bestandteil des Vertragsprodukts. Die Dauer der Verarbeitung richtet sich nach der Vertragslaufzeit und den Einstellungen des Kunden. 3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen Verarbeitet werden können insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Kommunikations- und Freitextinhalte, Termin- und Vorgangsdaten sowie weitere Informationen, die Endnutzer aktiv eingeben. Betroffene Personen sind insbesondere Kunden, Patienten, Interessenten oder sonstige Endnutzer der Dialogsysteme des Verantwortlichen. 4. Rechte und Pflichten der Parteien Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung. Doc-Mind verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Doc-Mind stellt Funktionen bereit, mit denen der Kunde Speicherdauer, Löschoptionen, Deaktivierung jeglicher Speicherung („Nur-E-Mail-Modus“) sowie Export- und Nachweisfunktionen konfigurieren kann. Der Kunde ist verpflichtet, diese Optionen DSGVO-konform einzustellen. 5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) Doc-Mind setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um. Dazu gehören rollen- und passwortbasierte Zugriffskontrollen, verschlüsselte Datenübertragung (TLS), serverseitige logische Datenisolierung (Trennung von App- und Router-Server), Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, regelmäßige Datensicherungen, Pseudonymisierung sowie getrennte Test- und Produktivsysteme. Eine aktuelle Übersicht der TOMs wird auf Anfrage bereitgestellt. 6. Unterauftragsverhältnisse Doc-Mind darf Unterauftragsverarbeiter einsetzen, sofern diese die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Der Kunde wird über wesentliche Änderungen informiert und kann aus wichtigem Grund widersprechen. 7. Rechte des Verantwortlichen Der Kunde ist berechtigt, Audits und Prüfungen der Auftragsverarbeitung durchzuführen oder durchführen zu lassen. Der Kunde ist verantwortlich für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen gemäß Art. 13–14 DSGVO. 8. Löschung und Rückgabe personenbezogener Daten Nach Abschluss der Verarbeitung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten entweder automatisiert gelöscht oder dem Kunden auf Wunsch in einem gängigen Format bereitgestellt, abhängig von den gewählten Systemeinstellungen. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Löschung spätestens nach Ablauf der konfigurierten Speicherfrist. 9. Vertraulichkeit Alle Mitarbeitenden von Doc-Mind, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig geschult. 10. Haftung Die Parteien haften gemäß Art. 82 DSGVO für Schäden aufgrund unzulässiger oder fehlerhafter Verarbeitung. Kann Doc-Mind nachweisen, dass kein eigenes Fehlverhalten vorliegt, haftet der Verantwortliche allein. 11. Schlussbestimmungen Änderungen dieses Abschnitts bedürfen der Textform. Sollten einzelne Regelungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

a) Verantwortung für Inhalte der Dialoge Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die von ihm konfigurierten Dialoge, Abfragen oder Formulare den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Doc-Mind stellt ausschließlich die technische Infrastruktur für die Erstellung, Verwaltung und Ausführung solcher Dialoge bereit und hat keine inhaltliche Kontrolle über die von Kunden erfassten, verarbeiteten oder übermittelten Daten. Der Kunde verpflichtet sich, in seinen Dialogen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO (insbesondere Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen, sexuelle Orientierung oder ähnliche Angaben) zu erheben oder verarbeiten zu lassen, sofern keine ausdrückliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der durch ihn vorgenommenen Datenerhebungen und -verarbeitungen. b) Schutz besonders sensibler Daten und automatisierte Einschränkungen Soweit die Plattform technische oder inhaltliche Anhaltspunkte dafür erkennt, dass ein durch den Kunden erstellter Dialog oder eine Abfrage Daten verarbeitet, die nach Artikel 9 DSGVO als besonders schutzwürdig gelten oder typischerweise mit solchen Daten in Verbindung stehen, ist Doc-Mind berechtigt – und gesetzlich verpflichtet – geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um eine unzulässige Verarbeitung zu verhindern. Hierzu können insbesondere die Sperrung, Deaktivierung oder Löschung einzelner Dialoge, Eingabefelder oder ganzer Projekte gehören. Solche Bereiche umfassen insbesondere, jedoch nicht abschließend: Bereich Risiko Typische Datenarten Medizin und Gesundheit (Menschen) sehr hoch Gesundheitsdaten (Artikel 9 DSGVO) Religion, Spiritualität, Coaching mit Glaubensaspekt mittel bis hoch weltanschauliche Daten Politik, Meinungsforschung, Wahlen sehr hoch politische Daten Personalwesen, Bewerbungen, Diversity hoch ethnische Herkunft, Religion, Geschlecht Sexualität, Dating, Beratung sehr hoch sexuelle Orientierung Sicherheits- oder Überwachungssysteme mittel bis hoch biometrische Daten Kinder und Minderjährige hoch besondere Schutzpflichten (Artikel 8 DSGVO) Finanz- und Schuldnerberatung mittel wirtschaftliche Verhältnisse Psychologische oder seelsorgerische Angebote sehr hoch Gesundheits- oder Glaubensdaten Die nachfolgenden Datenarten gelten dabei als besonders schutzwürdig im Sinne der DSGVO: Datenkategorie Beschreibung Typische Kontexte Gesundheitsdaten Angaben über körperliche oder psychische Gesundheit Arztpraxen, Kliniken, Psychologen, Physiotherapeuten, Apotheken Genetische Daten DNA- oder Erbgutinformationen Gentests, Labordiagnostik, Ahnenforschung Biometrische Daten Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Iris-Scan usw. Sicherheits- und Zugangssysteme, Identifikations-Apps Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen Zugehörigkeit oder Meinung zu Religionen oder Glaubensrichtungen Kirchen, religiöse Organisationen, spirituelle Angebote Politische Meinungen Parteizugehörigkeit, politische Haltung Parteien, NGOs, Umfragen Gewerkschaftszugehörigkeit Mitgliedschaft oder Engagement Arbeitnehmervertretungen, Gewerkschaften Ethnische oder rassische Herkunft Herkunft, Hautfarbe, Abstammung Diversity-Programme, Bewerbungen Sexuelle Orientierung oder Leben Angaben über Sexualität, Partnerschaft, Geschlecht Dating- oder Lifestyle-Angebote c) Rechtliche Folgen und Vertragsverhältnis Die in Absatz b genannten Einschränkungen und Maßnahmen beruhen auf zwingenden gesetzlichen Vorgaben und dienen dem Schutz sowohl der betroffenen Personen als auch des Kunden selbst. Doc-Mind haftet nicht für Einschränkungen, Änderungen oder Löschungen von Dialogen, die aufgrund dieser Schutzmaßnahmen notwendig werden. Das Vertragsverhältnis zwischen Doc-Mind und dem Kunden bleibt hiervon unberührt. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Aufrechterhaltung, Ersatz oder Entschädigung für Dialoge oder Inhalte, die aus rechtlichen Gründen deaktiviert oder gelöscht werden mussten.

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, übernimmt jedoch keine Garantie für eine ununterbrochene Erreichbarkeit. Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates oder unvorhergesehene technische Probleme können zu kurzfristigen Unterbrechungen führen. Der Anbieter wird Ausfallzeiten nach Möglichkeit ankündigen oder zeitnah beheben.

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO. Sofern der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen beide Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung abrufbar.

Alle Rechte an der Software, am Quellcode sowie an Texten, Bildern und Layouts verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Weitergabe der Software ist untersagt, sofern keine ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Anbieters vorliegt.

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet er nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder Datenverluste ist ausgeschlossen, sofern nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht wird der Kunde gesondert hingewiesen.

Sofern nicht anders vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen. Abonnements verlängern sich automatisch um den jeweiligen Abrechnungszeitraum, sofern sie nicht fristgerecht gekündigt werden. Jede Partei kann den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der Laufzeit kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit gesetzlich zulässig – Berlin. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.